怎么写邮件,怎么写开发信呢?请看!

怎么写邮件,怎么写开发信呢?请看!
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怎么写邮件,怎么写开发信呢?请看!
不仅仅是开发信要注意行文,开发阶段的邮件都要注意行文跟措词. 外贸从业人员总会抱怨,开发信一天到晚,发个不停,几千封都入泥牛入海,究竟是怎么回事.是自己的开发信写得不好,不够吸引人,引不起人阅读兴趣?还是措辞有所不当?一般第一次写给潜在客户的开发信,究竟要如何措辞? 详细些好还是简单明了好?标题要怎么写才不致于被当成垃圾邮件删掉呢? 写开发信不要求使用华丽优美的词句.我们所需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解你是谁,卖什么.最好是让人一样就能看完这些信息.围绕这一点,我总结了几方面的内容. 每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流.人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面.然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉.他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”.这也是英语的主被动问题.You,he和I刚接触英语时,老师教我们的这个顺序大家还记得吧.第一封的开发信,以及后续的开发阶段的邮件往来都需要注意邮件的简洁,3C原则：Clearness(清楚) Concisenes(简洁) Courtesy（礼貌） 简单的说,邮件的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已.多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的邮件读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化.如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”. 既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让你的邮件也象谈话那样简单,自然,人性化. 邮件都是有其目的性的,所以所采用的语气语调也应该符合您的目的.在写之前先不妨仔细考虑一下,写这封信函是想达到一个什么样的目的,希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的.这完全可以通过信函中的语气语调来表现.\x0d合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件.所以,信一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点.如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们.因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感.我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry,your esteemed order等就可以的.而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度.如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会.特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点.如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下你的高姿态,可以据理力争,说明你的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言.还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”.任何事情,一旦过了头,效果反而不好.礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚.所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果. 就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让邮件读起来简单,清楚,容易理解.用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词.一个单词可以表达,就不要用词组.多用短句,因为短句更容易理解.少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词.在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词.比如,前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等.因为这样写会误导你的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义. 当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确.这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程.请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字.这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视.当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”.前面我们说过,商务邮件不需要用华丽的词句.根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言.所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句.比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯.\x0d给买家的回复,千万要迅速及时.因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商.如果你的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机.这一点是特别针对写电子邮件的.也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的.如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除.比如这样的标题“How are you?”,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports–Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业.写完之后,一定要检查.最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错.我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影.